PENGELOLAAN ARSIP DIGITAL DI DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN CIAMIS

Abstract

Penelitian ini dilatarbelakangi oleh Pengelolaan Arsip Digital di Dinas Pendidikan Kabupaten Ciamis belum dilaksanakan dengan optimal. Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui Pengelolaan Arsip Digital di Dinas Pendidikan Kabupaten Ciamis belum dilaksanakan dengan optimal. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif analisis. Informan sebanyak 5 orang. Teknik pengumpulan data adalah studi kepustakaan, studi lapangan (observasi dan wawancara) dan dokumentasi. Penulis mengunakan teknik analisis data kualitatif melalui pengolahan data hasil wawancara dan observasi untuk ditarik kesimpulan sehingga dapat menjawab permasalahan dalam penelitian. Berdasarkan hasil penelitian diketahui bahwa : Pengelolaan arsip digital oleh Dinas Pendidikan Kabupaten Ciamis belum optimal hal ini dibuktikan dengan empat dimensi dalam pengelolaan arsip dan 12 indikator yang diteliti diketahui terdapat lima (5) indikator yang belum dilaksanakan secara optimal karena keterbatasan anggaran, belum meratanya pemahaman teknis pegawai terhadap sistem arsip digital, dan kurangnya koordinasi lintas sektor dalam mendukung pelaksanaan digitalisasi arsip. Adapun hambatannya seperti keterbatasan anggaran, di mana pengadaan perangkat lunak khusus e-arsip, peningkatan jaringan, dan pelatihan sumber daya manusia belum sepenuhnya mendapatkan alokasi dana yang memadai. Selain itu, infrastruktur teknologi yang belum merata menjadi tantangan tersendiri. Beberapa unit kerja masih menggunakan perangkat komputer dengan spesifikasi rendah dan jaringan internet yang tidak stabil, sehingga menghambat kelancaran akses terhadap dokumen digital. Selain itu pengelola arsip/operator sebagian besar belum memiliki kemampuan teknis yang memadai dalam pengelolaan arsip digital. Oleh karena itu diupayakan dengan mendorong terwujudnya pengelolaan arsip digital yang lebih efektif dan efisien. Salah satu langkah utama yang telah diambil adalah pengajuan anggaran secara bertahap untuk pengadaan perangkat keras dan perangkat lunak pendukung, termasuk rencana pengembangan aplikasi e-arsip yang sesuai dengan kebutuhan internal dinas. Menjalin kerja sama dan koordinasi dengan Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Ciamis dalam rangka peningkatan kualitas jaringan internet serta penyediaan infrastruktur teknologi informasi yang lebih andal serta melakukan pelatihan internal secara terbatas kepada operator atau pengelola arsip, terutama yang berkaitan dengan penggunaan perangkat digital, penyimpanan file elektronik, dan dasar-dasar kearsipan digital