Efektivitas Sistem Penyimpanan Arsip Dinamis Di Kantor Kepala Desa Pamalayan Kecamatan Cijeungjing Kabupaten Ciamis

Abstract

Penelitian ini dilatarbelakangi oleh Sistem Penyimpanan Arsip Dinamis di Kantor Desa Pamalayan Kecamatan Cijeungjing Kabupaten Ciamis yang belum efektif. Hal ini terlihat dengan adanya masalah sistem penyimpanan arsip tidak disusun secara sistematis dengan ditemui tidak adanya klasifikasi arsip dan pencarian arsip kembali membutuhkan banyak waktu, ditemukan arsip yang disimpan bertumpuk di dalam kardus bekas dan tidak disusun berdasarkan kode klasifikasi arsip, tidak adanya penggunaan sekat sebagai pembatas arsip, keamanan arsip yang kurang terjamin hal ini terlihat dengan ditemukannya arsip yang disimpan pada ruangan terbuka dan tercecer, tempat penempatan arsip kurang tertata dengan ditemukan beberapa arsip yang tersimpan di ruangan yang berbeda sehingga dapat menurunkan tingkat efisiensi dalam proses penemuan kembali arsip. Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian kualitatif. Sumber data terdiri dari data sekunder dan data primer dengan jumlah 8 (delapan) informan. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan studi kepustakaan (literatur) dan studi lapangan (observasi, wawancara, dan dokumentasi). Teknik analisis data dilakukan dengan reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Berdasarkan hasil penelitian. Diketahui bahwa Efektivitas Sistem Penyimpanan Arsip Dinamis di Kantor Kepala Desa Pamalayan Kecamatan Cijeungjing Kabupaten Ciamis belum efektif dimana dari 8 indikator yang dijadikan tolak ukur dalam penelitian hanya 2 indikator yang sudah berjalan dengan efektif dan 6 indikator yang lainnya belum sepenuhnya berjalan optimal. Hal ini tejadi karena masih terdapat hambatan hambatan yang dihadapi yaitu kurangnya fasilitas atau perlengkapan pendukung untuk penyimpanan arsip serta belum semua arsip diberikan kode klasifikasi arsip, tidak menggunakan guide atau sekat pembatas, kurangnya pengetahuan perangkat desa untuk melakukan klasifikasi dan penyimpanan arsip secara tertata dan terorganisir, serta kurangnya kesadaran perangkat desa terhadap pentingnya pengelolaan arsip yang baik dan sesuai dengan standar peraturan. Adapun Upaya upaya yang dilakukan yaitu mengajukan permohonan kepada dinas terkait untuk memperoleh arahan serta dukungan dalam pengadaan sarana penyimpanan arsip yang lebih memadai, memanfaatkan sarana yang tersedia secara optimal dengan menata ulang arsip seperti memberikan label dan melakukan pemisahan arsip berdasarkan tahun serta jenis arsip, peningkatan desa agar lebih peduli dan aktif dalam mendukung kegiatan administrasi khususnya dalam penyimpanan arsip.