EFEKTIVITAS SISTEM PENYIMPANAN ARSIP DI KANTOR KEPALA DESA MUKTISARI KECAMATAN CIPAKU KABUPATEN CIAMIS

Abstract

Penelitian ini dilatarbelakangi oleh belum efektifnya pelaksanaan sistem penyimpanan arsip di Kantor Kepala Desa Muktisari Kecamatan Cipaku Kabupaten Ciamis. Hal ini dikarenakan belum memiliki petugas khusus arsip (arsiparis) serta aparat desa belum mengikuti pelatihan penyusunan arsip yang baik maka menggunakan metode berdasarkan kejadian dalam penyimpanan arsip dan belum didukung fasilitas sarana prasarana yang memenuhi standar penyimpanan arsip. Sehingga penulis tertarik melakukan penelitian dengan rumusan masalah yaitu: Bagaimana efektivitas sistem penyimpanan arsip di Kantor Kepala Desa Muktisari Kecamatan Cipaku Kabupaten Ciamis?. Penelitian termasuk ke dalam penelitian kualitatif. Hal ini karena masalah yang diangkat lebih cocok diselesaikan dengan pendekatan kualitatif bukanlah dalam data bentuk angka-angka, akan tetapi data dalam bentuk kalimat naratif yang memaparkan mengenai objek yang diteliti. Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan adalah studi kepustakaan dan penelitian lapangan dengan melakukan observasi, wawancara kepada 3 informan, dan dokumentasi. Teknik analisis data meliputi reduksi data, penyajian data dan pengambilan kesimpulan. Hasil penelitiannya menunjukkan bahwa dalam prinsip kecepatan penemuan kembali (accesability), sebagian sudah berjalan namun belum dapat dilaksanakan sepenuhnya perencanaan pengadaan sarana penyimpanan arsip yang bertujuan memudahkan proses penemuan kembali arsip Prinsip ketepatan (accuracy), sebagian sudah dilaksanakan. Namun adanya kekurangan fasilitas yang dibutuhkan, seperti folder dan guide/sekat. Prinsip keamanan (safety), sebagian sudah berjalan. Yang mana sebagian penyimpanan arsip lemari besi dan sebagian lagi menggunakan lemari plastik biasa dengan tempat penyimpanan untuk sementara diruangan khusus yang jaraknya jauh dari tempat kerja. Prinsip efisiensi (efficiency) sebagian sudah berjalan. Namun dalam penyediaan alat penyimpanan yang ada belum terpenuhi secara optimal bahkan alat penyimpanan rotary pun tidak diketehui oleh petugas di Kantor Desa Muktisari. Hambatan-hambatan yang ditemukan diantaranya yaitu kurangnya wawasan pengetahuan yang dimiliki petugas tentang sistem penyimpanan arsip, serta kurangnya perlengkapan dan peralatan dan ruangan khusus yang dapat menunjang sistem penyimpanan arsip yang lebih efektif. Upaya-upaya yang dilakukan oleh pemerintah Desa Muktisari Kecamatan Cipaku Kabupaten Ciamis yaitu dengan memberikan pelatihan dan pembinaan kepada petugas kearsipan mengenai kearsipan dengan pihak Dispusipda Kabupaten Ciamis, serta melakukan perencanaan alokasi dana khusus untuk pengadaan perlengkapan dan peralatan serta pembangunan ruangan khusus untuk penyimpanan arsip.